Pour les nouveaux responsables locaux

Chers nouveaux responsables locaux,

L’AVF vous souhaite la bienvenue.

Quelques outils sont mis à votre disposition pour mener à bien votre activité, ce sont ceux-ci dont nous détaillons l’usage ci-dessous.

Avant toute chose, merci de penser à enregistrer les identifiants fournis dans le mail que vous avez reçu au moment de la création de vos comptes, ils vous seront nécessaires.

L’AVF utilise les services Google Suite.

1) Une adresse mail aux couleurs de l’AVF

Quand vous représentez l’AVF , il est vous est demandé d’utiliser une adresse mail fournie par l’AVF.

Pour relever vos mails, plusieurs possibilités s’offrent à vous, selon vos habitudes et vos envies.

a/ Le webmail GMAIL

C’est la manière la plus simple pour consulter vos mails. Vous y accédez directement dans votre navigateur internet (ex : Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome ou Safari), vous ne serez pas dépaysés si vous possédez déjà un compte Gmail.

Pour vous connecter, rendez-vous sur https://www.gmail.com

Si vous n’avez pas encore de compte Gmail connecté, cliquez en haut à droite sur le bouton « connexion » et saisissez les identifiants qui vous ont été envoyés par mail.

Si vous avez déjà un compte Gmail connecté, cliquez sur le bouton profil de Google en haut à droite (soit un avatar, soit une initiale, cf. capture ci-dessous) et cliquez sur « ajouter un compte » la première fois, ensuite vous pourrez passer d’un compte à l’autre simplement en cliquant sur le bouton profil de Google.

Ajouter une signature numérique sur votre compte GMAIL

Il est toujours sympathique d’apposer sa signature au bas des mails qu’on envoie, pour que notre interlocuteur retrouve facilement les moyens de nous contacter.

Sur GMAIL, c’est très simple. La première chose à faire est d’aller sur la page de signature qui vous a été envoyée.

Vous devez avoir deux onglets ouverts : votre messagerie GMAIL dans l’un, la signature HTML dans l’autre.

Dans GMAIL, vous devez accéder à vos paramètres :

Dans la nouvelle page, descendez jusqu’à trouver la ligne « signature« , cliquez sur le bouton « + créer », puis donnez un nom à cette signature (ex : AVF 59).

Ensuite il ne reste plus qu’à faire un simple copier coller de l’onglet où se trouve la signature vers le champ prévu à cet effet dans GMAIL. Pour cela, sélectionnez bien toute la page :

sous Windows :

CTRL + A puis CTRL + C sur la page de la signature, puis CTRL + V dans le champ de signature dans GMAIL.

sous Mac OS :

CMD + A puis CMD + C sur la page de la signature, puis CMD + V dans le champ de signature dans GMAIL.
Sur les vieux claviers Mac, la touche CMD peut être représentée par une pomme.

Le résultat devrait ressembler à ceci :

Il ne vous reste plus qu’à valider vos modifications en cliquant sur le bouton tout en bas de la page « Enregistrer vos modifications », et c’est tout.

b/ Importer son compte dans un logiciel de messagerie ou sur une autre adresse mail

C’est utile pour consulter votre adresse mail au même endroit que vous traitez d’habitude vos autres messages, que ce soit dans un logiciel de messagerie (par ex : Thunderbird, Apple Mail, Windows Live Mail, etc.) ou dans un autre webmail qui permet l’importation d’autres comptes mails (par ex : Gmail, Yahoo Mail, Outlook, etc.)

Si vous avez peur d’oublier de retourner régulièrement sur le webmail et que l’idée de configurer une adresse mail ne vous fait pas suer de grosses gouttes, ça peut être une bonne solution.

Encore une fois, les identifiants à utiliser sont ceux indiqués en début de ce mail, et voici les autres informations nécessaires pour la configuration du nouveau compte mail :

Serveur de mail entrant (pour recevoir vos mails) : imap.gmail.com
Port : 993  (SSL)

Serveur de mail sortant (pour envoyer vos mails avec l’adresse @vegetarisme.fr) : smtp.gmail.com
Port : 465 (SSL)

Vous trouverez ici une page récapitulative, fournie par Google.

Et si vraiment vous ne vous en sortez pas, je suis toujours disponible pour répondre aux questions techniques.

2) Accès à l’administration du site internet de l’AVF

Adresse de l’administration : https://www.vegetarisme.fr/wp-admin/

Les identifiants sont ceux indiqués en haut de ce mail.

Comme son nom l’indique, c’est l’espace qui permet d’administrer le contenu du site. En tant que responsable local, vous pourrez principalement annoncer les événements que vous organisez dans votre région.

Le site est réalisé sous WordPress, si vous avez déjà contribué à un blog, vous devriez trouver vos marques assez rapidement.

Vous avez un rôle de « contributeur » dans le sens de WordPress, c’est-à-dire que vous pouvez proposer des contenus (annoncer une action, rédiger un article, …) mais vous ne pouvez pas le publier directement sur le site. Une fois proposé, un administrateur relira l’événement proposé, le publiera sur le site ou suggérera des modifications, dans les 48h. L’équipe qui s’occupe de la modération est joignable à cette adresse : equipe-site@vegetarisme.fr

Pour ajouter un nouvel événement, dans le menu gauche vous avez une entrée « Événements », il suffit ensuite de cliquer sur « Ajouter » et de renseigner tous les champs correspondants à l’action organisée. Une fois l’événement détaillé, il ne reste plus qu’à le soumettre à l’évaluation en cliquant sur le gros bouton bleu correspondant, à droite (cf 3e capture ci-dessous).

C’est simple et intuitif.

Si vous avez besoin de modifier votre fiche qui apparaît sur la carte des responsables locaux, vous pouvez le faire directement sur cette page (il faut être connecté à l’administration, sinon vous tomberez sur le formulaire de connexion).

La carte des responsables locaux de l’AVF est visible à cette adresse. Si vous cliquez sur l’épingle vous correspondant, vous accéderez à une page détaillée qui répertorie toutes les informations que vous avez choisies de rendre publiques.

3) Accès à la liste de discussion des responsables locaux

Vous recevrez les nouveaux messages directement dans votre boite mail AVF.

Vous pouvez également accéder à l’interface web de ce groupe, pour retrouver un ancien message par exemple. Pour cela vous devez être connecté avec le compte AVF sur https://www.google.fr en cliquant, en haut à droite, sur :

Le groupe de discussion est disponible sur la plateforme Google Groups.

Quand vous rejoignez la liste de discussion, il est toujours bienvenu d’envoyer un premier message pour vous présenter auprès des autres responsables locaux.

A bientôt, je reste disponible pour tout éclaircissement si besoin,

troOn, responsable web auprès de l’AVF
troon@vegetarisme.fr

PS : Ce tutoriel est en mode bêta, il est possible que vous trouviez des erreurs ou que certains passages ne soient pas assez clairs, dans ce cas n’hésitez pas à me l’indiquer par mail.